Importancia de la política de cobros en la consulta

13 Jun Importancia de la política de cobros en la consulta

 

Ofrecer a nuestros pacientes varias opciones de cobro es vital para mantener la supervivencia de nuestra clínica dental.

En este artículo vamos a hablar de la importancia de marcar una política de cobros efectiva en nuestra clínica dental. Esta política de cobros nos va a permitir definir las formas de pago que vamos a ofrecer a nuestros pacientes.

Hoy en día el paciente quiere disponer de varias formas de pago para poder elegir la que mejor le convenga.  Como clínica dental te interesa disponer de ellas ya que facilita el cierre de tratamientos y su aceptación.

Definir las opciones de pago que vamos a ofrecer a nuestros pacientes.

A la hora de establecer nuestra política de cobros tenemos que tener en cuenta el abanico de presupuestos que se entregan en la clínica para establecer las opciones de pago.  Las 3  opciones de pago más utilizadas son:

  • Según tratamiento (Efectivo o tarjeta)
  • Pronto pago (Transferencia bancaria o tarjeta)
  • Financiación (Financiación)

Según Tratamiento

Esta forma de pago es óptima para aquellos pacientes que tienen que hacerse un tratamiento de bajo coste.  El paciente va a abonando el tratamiento a medida que lo va realizando.

Por mi experiencia en clínica recomiendo esta forma de pago para tratamientos cuyo importe no supere los 250 €.  Y para aquellos tratamientos que no impliquen el trabajo del laboratorio y sus correspondientes costes asociados.

El paciente abona el tratamiento en clínica en efectivo o mediante pago con tarjeta, abona el tratamiento realizado en cada cita.

El riesgo de morosidad se incrementa si utilizamos esta forma de pago en tratamientos de mayor importe,  que implican la contratación de los servicios del laboratorio dental. Un ejemplo;  tenemos un paciente al que le hemos realizado una prótesis, ha venido a todas sus pruebas y el laboratorio ya nos ha enviado la prótesis finalizada, por lo que nos pasa la correspondiente factura.  Citamos al paciente pero este no acude a cita y no podemos localizarlo.

El paciente no lleva su prótesis, por lo que no nos debe el abono de la misma,  ya que no se la hemos entregado, pero nosotros si tenemos un coste asociado a esa estupenda prótesis que pasará a adornar las estanterías de nuestro despacho.

Si aun así esta opción de pago es la que le interesa al paciente se la podemos ofrecer siempre y cuando se establezca el pago de una parte proporcional de la prótesis al empezar su elaboración, así por lo menos nos garantizamos cubrir los costes del laboratorio dental en el caso de que el paciente no acuda a recogerla.

Recomiendo la elaboración de un documento en el que queden  claramente reflejados los siguientes datos:

Datos de la clínica, Datos del paciente, Tratamiento a realizar, Forma de pago establecida, Fecha y Firma de ambas partes.

Guardar el documento en la ficha del paciente y entregarle una copia.

Pronto pago

En este caso el paciente abona la totalidad del tratamiento en el momento de empezar. Esta opción de pago es muy buena para la clínica porque no hay que estar pendiente de los pagos del paciente y porque se esfuma el riesgo de no cobrar por el tratamiento realizado.  El paciente  elige está opción de pago porque suele ir  asociado a un % de descuento considerable sobre el coste total del tratamiento.

El paciente abona el tratamiento mediante transferencia, con tarjeta o en efectivo si el importe a abonar no supera los 2500 €.

Es muy importante que se le haga entrega al paciente de un documento de compromiso por parte de la clínica en la que quede reflejado el abono completo del tratamiento y el compromiso, por parte de la clínica,  de devolver al paciente el importe del tratamiento no realizado, en el caso de que fuera necesario.

El riesgo asociado a esta forma de pago radica en las posibles modificaciones de tratamientos posteriores y el cobro de las mismas.  Esto se subsana con la firma por ambas partes del documento de compromiso en el que, además de incluir el compromiso económico y la descripción del tratamiento; podemos añadir  un apartado en el que se informe de que las posibles modificaciones del tratamiento pueden variar el coste del mismo, estas variaciones pueden suponer la devolución por parte de la clínica de una parte de lo abonado o el incremento del precio total, por lo que el paciente deberá hacer frente a un nuevo pago.

Financiación

La financiación es una buena opción para aquellos pacientes que deben hacerse un tratamiento costoso o para aquellos pacientes que buscan la comodidad de no tener que abonar el tratamiento después de cada cita.  Para nosotros es una muy buena opción porque, como en el caso del pronto pago,  no tenemos que estar pendientes del abono del tratamiento, por parte del paciente tras cada cita.

Podemos ofrecer a nuestros pacientes la opción de financiar su tratamiento a un periodo de tiempo más corto sin intereses o un periodo de tiempo más largo con intereses.  Incluso podemos ofrecerles la opción de financiación compensada, en la que la clínica se hace cargo de una parte de los intereses y el paciente de la otra parte.  Esta última opción se percibe positivamente por parte del paciente porque se le ofrece una cuota mensual más ajustada y un tipo de interés más pequeño.

Sea cual sea la opción elegida por el paciente es muy importante facilitar toda la información en relación a la financiación de forma clara y asegurándonos que el paciente ha entendido perfectamente todas las explicaciones.

El paciente debe saber si la financiación tiene costes de apertura  y costes de cancelación.  Si puede hacer amortizaciones y si estas suponen algún coste adicional. Debe saber cuál es el importe de la cuota mensual, cuando le van a pasar la primera cuota y cuando la última.

Para asegurarnos de que el paciente dispone de toda la información recomiendo la entrega de un documento de compromiso (descargar PDFen la que se establezca el tratamiento a realizar y la forma de pago de financiación, estableciendo las condiciones de la misma en el documento, nombrando la entidad financiera con la que se realiza.

IMPORTANTE: En este documento es prioritario establecer que la clínica se hace responsable de la gestión de la financiación y que reconoce el abono íntegro del tratamiento dental. Y que si por cualquier motivo el paciente no se realizara  la totalidad del tratamiento la clínica se obliga a la cancelación parcial del importe correspondiente al tratamiento no realizado.

Esto es importante para la tranquilidad y confianza de nuestros pacientes.

Como en el caso del pronto pago, podemos encontrarnos con modificaciones que supongan un incremento en el importe del tratamiento. En este caso el paciente podría abonar la diferencia en clínica o aumentar el importe financiado (Incluir esta posibilidad en el documento de compromiso).

Resumen

Todas las opciones de pago son factibles siempre  y cuando  la clínica dental  mantenga  la garantía de cobro de los tratamientos realizados.

Mi recomendación,  Entregar al paciente  un documento que recoja la información relativa al tratamiento a realizar, el coste del mismo y la forma de pago acordada.  Guardar una copia en su ficha y entregarle una copia al paciente.

No olvides controlar y supervisar los cobros en tu clínica dental.  Contar con medios de control y supervisión te va a permitir gestionar correctamente la Tesorería de tu clínica.

Mónica Rico

Licenciada en Psicología por la Universidad Autónoma de Barcelona y especializada en Psicología Social y Psicología del Trabajo. Socia Fundadora de Avanza Dental. Con más de 12 años de experiencia en dirección de clínicas dentales como Vitaldent, la Dra. Mónica Rico es socia fundadora de Avanza Dental, una empresa especializada en la gestión de clínicas dentales que da apoyo en las áreas de Recursos Humanos, Gestión, Financiación, Atención al paciente, Marketing, Formación, Gestión de compras y Negociación con proveedores.

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